¿Cómo operar un negocio sin que dependa de usted? 

Dirigir un negocio exitoso no significa que tenga que estar trabajando en el 24/7. Sin embargo, la realidad para muchos dueños de negocio es que su empresa depende completamente de ellos. Esto genera estrés, falta de tiempo para lo importante y dificulta el crecimiento.

En Incorporate hemos notado que la mayoría de dueños de negocio tienen muy buenas ideas, mucha motivación y mucho conocimiento técnico en su nicho. Pero casi nunca saben como crear un sistema operativo para estructurar sus empresas para que funcionen de forma óptima sin su presencia. 

Y hemos aprendido que eso se logra con un enfoque en sus Operaciones, su Marketing y Ventas. La solución está en construir sistemas que permitan que el negocio funcione de manera óptima sin la necesidad constante de usted como fundador. 

Todas las empresas en el mundo tienen un sistema operativo. Es la forma en la que hacen las cosas todos los días, y esas acciones llevan a resultados. Ya sea deseados o no. 

Su sistema operativo tiene que estar diseñado para crear una estructura sólida que optimice operaciones, reduzca su carga y garantice un crecimiento ordenado. Si no lo diseña, su sistema operativo se creará por su cuenta, y suele ser bastante caótico, lleno de errores y “dueño-dependencia” que termina costando tiempo, dinero o ambas.

En este artículo, le explicaremos cómo puede realizar una serie de cambios para que su empresa pueda operar sin depender de usted. Sin pagarnos un cinco.

Espero que le sirva. Y de nada. 

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📊 1. Diseñe la estructura ideal para su negocio: 

Un negocio que depende del dueño es un negocio sin estructura. Para que su empresa opere sin su intervención constante, necesita definir:

• Roles y responsabilidades claras: Cada puesto debe tener un perfil de puesto detallado de qué hacer y cómo hacerlo, qué habilidades se necesitan para ese puesto y como se ve un día normal en ese puesto de trabajo. Incluyendo el suyo. Así puede definir que hace, que hace su equipo y si no tiene un equipo, es una buena oportunidad para identificar qué puede automatizar hasta que haga falta contratar a la primera persona en su empresa.
• Aquí le dejamos un video explicando como puede crear un perfil de puesto desde cero. En la descripción del video va a encontrar una plantilla que puede usar para hacerlo.
  
• Procesos documentados: Usted necesita tener SOPs (Procedimientos Operativos Estándar) para cada actividad clave. Cuales son actividades clave?
  
• Marketing: Como conseguir leads
• Ventas: Como convertir leads a clientes
• Operaciones: Como darle experiencias increíbles a sus clientes para que se queden más tiempo con usted, le refieran con gente que conocen y le den testimonios genuinos.

Aquí le dejamos un video explicando como puede crear SOPs desde cero. En la descripción del video va a encontrar una plantilla que puede usar para hacerlo.

• Software e Inteligencia Artificial (IA): Usar tecnología para automatizar y gestionar tareas repetitivas. Si usted al día de hoy NO usa AI en sus procesos, le aseguro que:
  

• Se esta quedando atras en comparacion a su competencia
• Está gastando dinero de más.
• Está perdiendo tiempo en tareas manuales con las que IA le puede ayudar en lugar de pagar de más en salarios.
  

📊 2. Cree el sistema de operativo para su empresa:

Para reducir la dependencia operativa de usted como dueño, es necesario construir un Sistema Operativo basado en procesos, KPIs y herramientas clave para su negocio.

Algunas herramientas que recomiendo usar son:

• Google Workspace
• Make
• Airtable CRM
• ASANA
• Chat GPT Plus
• Miro
• Loom
• WhatsApp (Comunidades)

Claves de un sistema operativo efectivo:

• Flujos de trabajo definidos: Establecer procesos estructurados que cualquier empleado pueda seguir.
• Automatización de tareas:** Delegar actividades administrativas y repetitivas a herramientas digitales.
• Métricas y control de calidad:** Implementar KPIs para medir el rendimiento del negocio en tiempo real.

👨‍👩‍👧‍👦 3. Construya un equipo que funcione sin usted

Uno de los mayores errores de los emprendedores es contratar personas que solo “ayuden” en lugar de personas que “dirijan”. Para que su empresa funcione sin usted. No solo necesita un equipo. Necesita al MEJOR EQUIPO que pueda tener en su empresa.

Tips para construir un equipo de alto rendimiento:

• Contrate con un propósito: Defina perfiles de puestos con claridad y contrate con base a su organigrama.
• Cree un Proceso de onboarding efectivo: Para que cada nuevo empleado se integre rápidamente sin depender de capacitaciones largas, manuales e ineficientes.
• Empodere con procesos: Capacite a su equipo en la toma de decisiones basada en sistemas y datos.

Nota: Una vez que tenga un equipo de más de 5 personas, implemente un proceso de evaluación de desempeño y crecimiento profesional para su personal.

⏳ 4. Optimice la gestión del tiempo y delegación

Si su negocio depende de usted para todo, nunca podrá escalar. La clave está en aprender a delegar de manera efectiva y optimizar su manejo del tiempo.

Para hacer esto le recomiendo: 

–  Use la matriz de Eisenhower:  Priorice tareas según su impacto y urgencia.

– Timeboxing: Agrupe actividades similares en días específicos para maximizar el enfoque.

– Cree sistemas de comunicación eficientes: Reduzca reuniones innecesarias y use herramientas de mensajería interna como Slack o Loom.

– Revise sus actividades diarias y elimine lo que no aporta valor o se pueda delegar o automatizar.

💰 5. Implemente estrategias de de marketing y ventas:

• Ingeniería de Oferta
• SOP marketing IKIGAI

Aquí le dejamos un video explicando como puede usar nuestro SOP de marketing y su marca personal para conseguir leads. En la descripción del video va a encontrar una plantilla que puede usar para hacerlo.

• SOP de Ventas:

Aquí le dejamos un video explicando como puede crear su propio SOP de ventas desde cero. En la descripción del video va a encontrar una plantilla que puede usar para hacerlo.

⚙️ 6. Haga un OSO:

Aquí le dejamos un video explicando como puede crear su OSO desde cero. En la descripción del video va a encontrar una plantilla que puede usar para hacerlo.

✅ Conclusión: Diseñe un negocio que trabaje para usted

No se trata de desaparecer de su empresa, sino de estructurarla para que funcione con o sin su presencia.

Que usted se pueda ir de viaje sin pasar en la computadora o el teléfono apagando incendios.

Implementar estos le permitirá recuperar su tiempo, reducir el estrés y hacer crecer su empresa sin perder el control.

Esto nos tomó 2 años entender que funcionará y probarlo con más de 40 negocios en diferentes nichos para validarlo. Y usted se lleva todo este conocimiento aquí, resumido en 30 minutos de lectura de forma gratuita. 

Pero si usted lo que quiere es que implementemos esto en su empresa, lo podemos hacer en solo 3 meses. 

Todo esto que leyó es parte de nuestro sistema operativo Inc OS, con el que le hemos ayudado a más de 40 clientes a construir un negocio que funcione como una máquina y libre de caos operativos. 

Si quiere implementar estos sistemas y optimizar su empresa, agende su sesión para ver si califica para que trabajemos con usted y le ayudemos a ser un caso de éxito más.